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Richtig Buch führen – sicher verhandeln

In dem komplexen gesetzlichen und vertraglichen Regelwerk des SGB ist es unver­zichtbar, dass die von den Pflegeeinrichtungen für die Prüfung

In dem komplexen gesetzlichen und vertraglichen Regelwerk des SGB ist es unver­zichtbar, dass die von den Pflegeeinrichtungen für die Prüfung und Begründung ihrer Ansprüche gegenüber den Pflegekassen und Förderbehörden erforderlichen Zahlen und Angaben aus einem bundeseinheitlichen Rechnungswesen abgeleitet und nachgewiesen werden können, das zwingende Vorgaben mit dispositiven Elementen verbindet.

Das Elfte Buch Sozialgesetzbuch (SGB XI) ermächtigt die Bundesregierung in seinem § 83 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3, durch Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundesrates Rechnungs- und Buchführungsvorschriften für (ambulante und stationäre) Pflegeein­richtungen zu erlassen.

Die PBV ist eine Spezialvorschrift für die Rechnungs- und Buchführungspflichten der ambulanten, teilstationären und vollstationären Pflegeeinrichtungen.

Aus Sicht des Richtliniengebers der Pflegbuchführungsverordnung hat die Buchführung folgende Zwecke:

  1. effektives innerbetriebliches Führungsinstrument, das die Leitung der Pflegeein­richtung unterstützt, wirksam und wirtschaftlich zu arbeiten
  2. Gewährleistung der ordnungsgemäßen Verwendung der Beitragsmittel, die von der Pflegeversicherung für die ambulante, teilstationäre und vollstationäre Pflege an die Pflegeeinrichtungen gezahlt werden
  3. Schaffung von möglichst unbürokratischen Grundregeln für die Beschaffung und den Nachweis der Daten, die für den Abschluss von Versorgungsverträgen und Vergütungsvereinbarungen, für die Abgrenzung der verschiedenen Leistungsbe­reiche innerhalb der Pflegeversicherung (Pflege, Unterkunft und Verpflegung, Zusatzleistungen), für die Abgrenzung zu anderen Sozialleistungen (Krankenver­sicherung, Sozialhilfe etc.) sowie für die Durchführung von Wirtschaftlichkeits- und Qualitätsprüfungen zwingend erforderlich sind
  4. insgesamt eine bessere Transparenz von Kosten und Leistungen herbeizuführen und damit zu einer größeren Wirtschaftlichkeit in den Pflegeeinrichtungen beizu­tragen
  5. Versetzung der Pflegeeinrichtungen in die Lage, leistungsgerechte Preise für ihre differenzierten Leistungen nach dem Pflegeversicherungsgesetz zu kalkulieren, die es ihnen ermöglichen, ihren mit den Pflegekassen vereinbarten Versorgungs­auftrag bei wirtschaftlicher Betriebsführung zu erfüllen.

Nach § 9 der PBV können sich ambulante Pflegeeinrichtungen von den Vorschriften dieser Verordnung befreien, wenn sie lediglich bis zu sechs Vollzeitkräfte (Teilzeitkräfte sind auf Vollzeitkräfte umzurechnen) im Bereich der Leistungen des SGB XI eingesetzt haben.

Die Leistungen im Bereich der außerklinischen Intensivpflege beruhen jedoch im Wesentlichen auf dem SGB V, sodass ein Intensivdienst in den seltensten Fällen pflegebuchführungspflichtig ist. Warum sollten Sie dennoch die Pflegebuchführungsverordnung freiwillig anwenden?

Hierzu ist insbesondere der Punkt 6 unserer vorherigen Aufzählung wichtig. Mit der Buchführung nach Pflegebuchführungsverordnung haben wir eine hervorragende Basis zu Verhandlung angemessener Preise in den Vergütungsverhandlungen mit den Kostenträgern. Das fundierte Zahlenwerk lässt eine wirkliche Verhandlung auf Augenhöhe zu.

Die Verhandlung eines wirtschaftlich angemessenen Stundensatzes ist das wichtigste Kriterium für die Existenz des außerklinischen Intensivdienstes.

Bei den Vergütungsverhandlungen mit den Kostenträgern wird im Wesentlichen zwischen zwei Kostenbereichen differenziert:

1. Personalkosten

Die Personalkosten ergeben sich im Wesentlichen aus der Lohnbuchhaltung. Hier werden die einzelnen Bestandteile der Vergütungen der in den Versorgungen eingesetzten Mitarbeiter in die Kalkulation eingebracht. Weitere Faktoren wie Zeiten der Übernahme der Patienten, Krankenhausaufenthalte, Mitarbeiterausfälle wegen Krankheit müssen aus den bisherigen Daten ermittelt und in Euros ausgedrückt werden.

Aus der Finanzbuchhaltung ermitteln sich die übrigen im Zusammenhang mit den Personalkosten angefallenen Kosten, die nicht in der Lohnbuchhaltung erfasst sind wie z.B. Berufsgenossenschaft, Fortbildung, freiwillige soziale Leistungen. Diese werden in der Pflegebuchführung getrennt nach Tätigkeitsbereichen der Mitarbeiter gebucht. Das bedeutet man kann „per Knopfdruck“ ermitteln, welche Personalkosten für die Pflegekräfte anfallen und welche z.B. für den hauswirtschaftlichen Bereich und welche für die Verwaltung.

In den Vergütungsverhandlungen wird man meist konfrontiert mit mehr oder weniger „pauschalen“ Kosten für die Mitarbeiter. Sind die Kosten in der Buchführung aber nicht detailliert genug gebucht – was bei der herkömmlichen Buchhaltung oftmals der Fall ist – werden angefallene Kosten als pauschal mit den Lohnkosten abgegolten angesehen, obwohl sie dies nicht sein dürfen. Diese Kosten können aber zusätzlich angesetzt werden und erhöhen somit bei wirtschaftlicher Notwendigkeit den mindestens anzusetzenden Stundensatz.

2. Sachkosten

Die Kalkulationsschemata der Kostenträger geben vor, welche Kosten im Bereich der Sachkosten Berücksichtigung finden. Diese Aufgliederung der Kosten orientiert sich an der Buchhaltung nach Pflegebuchführungsverordnung, vereinfacht also die Übersicht. Es wird gewährleistet, dass alle in der Vergangenheit angefallenen Kosten in die Kalkulation einbezogen werden.

Ihre Kenntnis der Möglichkeiten des Kostenansatzes und ihr sicheres Auftreten bei den Vergütungsverhandlungen entscheidet über die Existenzfähigkeit Ihres Intensivpflegedienstes. Verhandeln Sie bei einem Kostenträger einmal einen nicht angemessenen Preis, wird es unvergleichbar schwerer hier den Stundensatz anzuheben. Die Buchführung nach Pflegebuchführungsverordnung und der Umgang mit dem Zahlenwerk ist der wichtigste Bestandteil um diese Sicherheit für Sie zu erlangen.

Christina Seimetz gibt am 17. November für den Bundesverband Ambulante Dienste und Stationäre Einrichtungen (bad e. V.) ein Webinar zum Thema. Alle Informationen und Anmeldung auf der Website des bad.

Autorin: Christina Seimetz, ADCURA & Seimetz Steuerberatungsgesellschaft mbH; Email: adcura-seimetz@etl.de

Steuerberaterin seit 2000, Fachberaterin für Heilberufe, Fachberaterin für Unternehmensnachfolge

Seit 2002 selbständig in ETL-Steuerberatungskanzlei mit 17 Mitarbeitern, Inhaberin einer Unternehmensberatungsgesellschaft für Pflegeeinrichtungen, Dozentin für verschiedene Berufsverbände im Bereich der Wirtschaftlichkeit für Pflegeeinrichtungen

Aufmacherbild: Adobe Stock/chinnarach